將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過(guò)程。
在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。